משלח בינלאומי ועמיל מכס – קריטריונים לבחירה

גודל חברה שלכם
ההכרה הראשונה שצריך להבין שרוצים לבחור משלח היא מה היא החברה שלכם וכאן מתחלקים בראשונה לגודל:

  • חברות גדולות מאוד / תאגידים בינלאומיים – לרוב בחברות אלו תהיה מחלקה שלמה המוקדשת לתחום השילוח, הובלת המטענים, מעקב וקבלת החלטות על בסיס דו"חות וניתוחיים ברמה היומית או דומה לכך.
  • חברות גדולות – בחברות גדולות יהיו לרוב הסכמים מוסדרים מול המשלחים הבינלאומיים ובנוסף ידרשו פגישת עדכון רבעונית לכל הפחות.
  • חברות קטנות ובינוניות (SMB) – בחברות בסדר גודל כזה יהיה צורך במשלח בינלאומי מקצועי עם צוות וניסיון שמסוגלים לתת מענה אל מול גורם אחד בחברה שמרכז את פעילות השילוח.

מה השאלות הנדרשות בבחירת משלח / עמיל מכס או החלפתו?

  • האם הסחורה מגיע בזמנים שנדרשים לחברה ?
  • האם המשלח מסוגל לעמוד בזמנים המבוקשים ?
  • האם השחרור של הסחורה מבוצע במהירות תואמת לסוג הסחורה על מנת להימנע מהוצאות מיותרות ?
    האם יש קשיי תקשורת בין החברה לבין המשלח ועמיל המכס ?
    האם החיובים תואמים להצעות המחיר שהתקבלו מהמשלח ועמיל המכס ?

בחינת הצעות מחיר של המשלחים

אחת הנקודות שנתקלים בהן תמיד הוא הצעות המחיר ולעיתים ישנם הבדלים משמעותיים בין הצעות המחיר של המשלחים וכאן צריך לוודא שההצעות דומות בנקודות שלהן ומכסות את הבקשה שלנו באופן זהה.
כשלב ראשון מומלץ לבנות מסמך בקשה להצעת מחיר מסודר שיפרט את הדרישה באופן הברור ביותר הניתן ויכיל את מירב הפרטים.
כאשר מקבלים את הצעות המחיר מהמשלחים יש צורך לבדוק את הנקודות הבאות:

  • האם אכן כוסו כל הדרישות בבקשה להצעת המחיר כפי שביקשנו?
  • האם תנאי המכר עליהן מבוססות הצעות המחיר זהים ?
  • האם ישנם סעיפים עם שמות שאיננו מכירים בחלק מההצעות ?

יצירת תהליכי עבודה באמצעות SOP
(Standard Operating Procedures)

המטרה היא לצור תהליכי עבודה ארוכי טווח עם משלח בינלאומי והדרך היעילה ביותר היא לייצר מסמך SOP שיגדיר לשני הצדדים את נהלי העבודה, אנשי קשר, פעולות לביצוע, תחומי אחריות ונקודות למדידה (SLA).
המסמך יסייע לשני הצדדים לקבל החלטות, כל אחד בצד שלו, על בניית תוכניות עבודה וגם כאשר אנשי מפתח בתהליך השילוח, מסיבות שונות, אינם זמינים ונדרש לקדם את תהליכי המשלוחים.
מדובר גם במסמך שמהווה סוג של אמון בין שני הצדדים לתהליכי עבודה ושילוח.

מוזמנים לצור קשר לכל שאלה, הבהרה או סיוע נדרש.

רביב צוק